COMERCIO ELECTRÓNICO

Para comprender de la mejor manera en que consiste el comercio electrónico podemos hablar de algunas definiciones básicas.

E- Commerce: O Comercio Electrónico consiste en la distribución, venta, compra, marketing y suministro de información de productos o servicios a través de Internet. Conscientes de estar a la vanguardia, las Pymes no se han quedado atrás en este nuevo mercado, por lo que han hecho de los servicios de la red un lugar que permite acceder a sus productos y servicios durante las 24 horas del día.

E Bussiness: Significa poner los procesos de negocios de su empresa en Internet. Esto no es tan fácil como diseñar una página Web o instalar un paquete de software, se necesita experiencia en Internet, experiencia en Negocios y utilizar las herramientas apropiadas.

 E- Goverment: Consiste en el uso de las tecnologías de la información y el conocimiento en los procesos internos de gobierno, así como en la entrega de los productos y servicios del Estado tanto a los ciudadanos como a la industria. Muchas de las tecnologías involucradas y sus implementaciones son las mismas o similares a aquellas correspondientes al sector privado del comercio electrónico (o e-business), mientras que otras son específicas o únicas en relación a las necesidades del Estado.

Teletrabajo: Es el trabajo realizado a distancia utilizando Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) para vender productos y servicios al mundo. El concepto “a distancia” significa que se puede trabajar desde su casa, la de un familiar o amigo, un hotel, un restaurante, un ómnibus, un auto, un ciber o cualquier otro lugar.

B2B: (Business to Business) Se refiere al comercio entre empresas, es decir, al intercambio comercial en el que tanto el ofertante como el demandante son empresas. Ejemplo: Compras online entre empresas

B2C: (Business to Consumer) Se refiere al comercio entre empresa y particular, es decir, al intercambio comercial en la que una organización ofrece productos o servicios a cualquier individuo. Ejemplo: las tiendas online.

Ahora según bienes o servicios que se comercializan, el E-Commerce se clasifica en 2 tipos:

Comercio electrónico indirecto: Consiste en adquirir bienes tangibles que necesitan luego ser enviados físicamente usando canales tradicionales de distribución. Ejemplo: libros, mercancía, etc.

 Comercio electrónico directo: En este caso, el pedido, el pago y el envío de los bienes son intangibles, o sea, se producen vía on-line. Ejemplo: software, música, etc.

Según las partes que hacen la transacción, el E-Commerce se clasifica en:

Empresa-Empresa: ejemplo: una empresa realiza pedidos de materia prima a sus proveedores por Internet.

Empresa-Consumidor: se refiere a una empresa que vende sus productos o servicios a través de Internet. Ejemplo: indumentaria, discos.

Gobierno-Ciudadano: más que negocios propiamente dicho se refiere a trámites o impuestos por Internet.

Gobierno-Empresa: en los países como Estados Unidos, las transacciones y disposiciones entre éstos se hacen vía Internet.

Consumidor-Consumidor: esto se conoce como subastas por Internet, donde el consumidor ofrece a otro, sin mediar con una empresa, bienes y servicios.

Algunos de los aspectos a tener en cuenta para implementar E-Commerce

1) Desarrollar un excelente producto o servicio

2) Diseñar un sitio web comercialmente efectivo. Es decir vendedor.

3) Aspectos técnicos del hospedaje en Internet.

4) Atraer tráfico calificado al sitio web.

También podríamos considerar tres opciones para recibir los pagos de los clientes:

1) Recibir depósito a cuenta, cheques, giros, etc., pero no recibir tarjetas de créditos. El problema que se presenta, es que es muy difícil vender en el extranjero.

2) Contraer un contrato con el banco. El negocio obtiene los datos de la tarjeta de crédito, lo teclea en su terminal, teclea el monto y listo. Este tipo de cuenta implica mayores riesgos y por eso los bancos solicitan una financia para mayor protección, y el banco impone una serie de política de seguridad

3) Utilizar los servicios de pagos electrónicos que ofrecen diversas empresas a través de Internet, para aceptar tarjeta de créditos.

Ventajas del E-Commerce 

 Información.- la página funcionara como anuncio permanente de la empresa.

 Nuevos mercados.- posiblemente haya clientes potenciales en otros países, o en el mismo país, que no tienen acceso local al producto que la empresa le está ofreciendo. Favoreciendo al cliente una que no tendrá que movilizarse para adquiere el producto.

Facilidad de Compra.- la compra del producto desde el hogar u oficina, y recibirlos a domicilio que es una gran comodidad.

Ventaja competitiva.- se debe estar a la vanguardia de la tecnología, la empresa que no participa en el comercio electrónico, no tiene las herramientas necesarias para competir en todo tipo de comercio

Tomando en cuenta la importancia que ha decaído en el comercio electrónico, surge una pregunta que debe tomarse en cuenta.

¿Qué repercusión puede tener el comercio electrónico en los sistemas contables?

Dudas acerca del marco técnico y jurídico en que se desarrollan las transacciones y sobre el momento en que las mismas quedan perfeccionadas, discusiones acerca de cuál es el método adecuado para la determinación del valor patrimonial de las compañías dedicadas al comercio electrónico, inquietudes relativas al tratamiento contable de determinados derechos otorgados a compradores por Internet, sin pretender agotar la nómina, situaciones que los contadores públicos deben resolver.

El contador público puede a través de procesos de certificación cumplir un importante rol de brindar seguridad a los usuarios de comercio electrónico en lo referente a la privacidad y confiabilidad de sus transacciones y además contribuir a disminuir la evasión tributaria que se presenta por este medio

El impacto del comercio electrónico sobre la auditoria de estados contables cambia notoriamente el enfoque de auditoria. El esquema tradicional de trabajo debe adaptarse a las circunstancias derivadas de la existencia de registros electrónicos, transacciones virtuales, autorizaciones no escritas y demás variantes explicitas.

Existen variedades de medios de pagos para el comercio electrónico continuación algunos de estos.

Sistemas de pago electrónico nos encontramos las pasarelas de pago o TPV virtual para el pago con tarjeta, los sistemas de monedero electrónico y los sistemas que se conectan directamente con la banca electrónica del usuario.

Una pasarela de pago es un servicio de un proveedor de servicios de aplicación de comercio electrónico con el que se autorizan pagos a negocios electrónicos/online, ventas online al detalle, negocios con presencia física y online simultánea o a negocios tradicionales.

TPV: Es el acrónimo de terminal punto de venta. Hace referencia al dispositivo y tecnologías que ayudan en la tarea de gestión de un establecimiento comercial de venta al público que puede contar con sistemas informáticos especializados mediante una interfaz accesible para los vendedores.

 ¿Cómo identifican los clientes un sitio confiable para comprar o vender?

Procurar hacer compras en sitios que ya son conocidos. De otra manera, investigar antes de comprar. Si está dispuesto a comprar algo de una compañía que usted no conoce, haga una compra pequeña para ver si la empresa es digna de confianza.

PROGRAMAS CONTABLES MONOUSUARIO, MULTIUSUARIO E INTEGRALES

PROGRAMA CONTABLE  MONOUSUARIO. 

Un sistema operativo monousuario (de mono: 'uno'; y usuario) es un sistema operativo que sólo puede ser ocupado por un único usuario en un determinado tiempo. Ejemplo de sistemas monousuario son las versiones domésticas de Windows.

Un Monousuario es un sistema para uso exclusivo de una sola persona, que podrían ser la mayoría de los ordenadores actuales, ya que con el hecho de que le pongas una clave a tu sesión será completamente privado el equipo. 

La ventaja de un Monousuario es la gran seguridad de datos y la protección de los mismos como datos CONFIDENCIALES y datos IMPORTANTES que no deben ser manipulados por terceros, otra es el poder trabajar en cualquier pc con solo contar con una cuenta de usuario en la red, aparte de recibir privilegios y limitar a usuarios que no deben tener acceso a datos más importantes, pero este sistemas es menos seguro.

PROGRAMA CONTABLE MULTIUSUARIO

Multiusuario: de multi: varios; y usuarios, "apto para ser utilizado por muchos usuarios".

Es todo lo contrario a monousuario; y en esta
categoría se encuentran todos los sistemas que cumplen simultáneamente las necesidades de dos o más usuarios, que comparten mismos recursos. Este tipo de sistemas se emplean especialmente en redes. El tiempo compartido en ordenadores o computadoras consiste en el uso de un sistema por más de una persona al mismo tiempo. El tiempo compartido ejecuta programas separados de forma concurrente, intercambiando porciones de tiempo asignadas a cada programa (usuario). En este aspecto, es similar a la capacidad de multitareas que es común en la mayoría de las microcomputadoras. Sin embargo el tiempo compartido se asocia generalmente con el acceso de varios usuarios a computadoras más grandes y a organizaciones de servicios, mientras que la multitarea relacionada con las microcomputadoras implica la realización de múltiples tareas por un solo usuario

Son sesiones más como Windows Comercialmente, ya que estos sistemas ofrecen funciones de multisesiones, personalización de cada sesión, privilegios y limitaciones dependiendo del usuario, aquí VARIOS usuarios de una RED o DOMINIO pueden entrar en cualquier computadora con solo teclear su usuario y contraseña, claro que cada usuario tiene sus limitaciones y privilegios dependiendo de su rango de administración de la red.

Dicho sobre un sistema operativo, significa que éste puede utilizarse por varios usuarios al mismo tiempo, permitiendo la ejecución concurrente de programas de usuario.

PROGRAMA CONTABLE INTEGRAL

Es un sistema centralizado muy flexible, adaptable a cualquier tipo de organización, cuenta con todas las herramientas tradicionales y otras exclusivas como actualizaciones automatizadas vía Internet y accesos desde lugares remotos a su base de datos por medio de una una página Web.

Una visión diferente a la de los sistemas convencionales, usando nuevas tecnologías es lo que le ofrece Soluciones Root. Incorpore a su empresa los "Nuevos Métodos de Gestión" incluidos en nuestro sistema y podrá incrementar la calidad y eficiencia operativa de sus empleados, obtener ventajas sobre sus competidores, ganando en tiempo y dinero.

Por su naturaleza integral, está segmentado en forma prolija en varios módulos de trabajo que realizan tareas específicas para cada tipo de usuario permitiendo el control y aseguramiento de la información.

REQUERIMIENTOS PARA TENER UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO

Primero: Todos los contribuyentes que utilizan o deseen usar Sistemas Contables Computarizados para el manejo de los registros contables, deberán solicitar autorización ante su Administración de Rentas y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Comunicar por escrito a la Administración de Rentas donde están inscritos, los datos que a continuación se describen:
1.1 Indicar el primer día en que inician sus registros contables bajo el Sistema Computarizado.

1.2 Nombre del Sistema y versión.

1.3 Nombre del autor y/o del proveedor del sistema, número RUC si es contribuyente, número de cédula de identidad si es persona natural, dirección, país, teléfono, correo electrónico y cualquier información adicional que ayude a localizar al proveedor del sistema. El número RUC y Cédula de Identidad no serán necesarios si el proveedor es extranjero no residente.

1.4 Fecha en que fue adquirido el Sistema. Adjuntar fotocopia de la factura de compra o contrato de asistencia técnica.

1.5 Informar características y detalles del software.

1.6 Describir periodicidad y proceso de respaldo de la información administrada por el sistema. Además, detallar los medios de almacenamiento utilizados: magnético, óptico o de otro tipo.

1.7 Informar cuales son los módulos contables que integran el Sistema (inventario, ventas, nómina, costos, facturación, etc.).

1.8 Adjuntar copia del balance general, estado de resultados, balanza de comprobación y anexos respectivos con que se inicia operaciones a través del Sistema Computarizado debidamente firmados y sellados.

1.9 Enviar copia del manual técnico y del manual de usuario a la Administración de Rentas donde está inscrito.

2. Seguridad de Acceso: El acceso al sistema debe estar controlado mediante nombre y clave de usuarios.
3. Numeración de comprobantes: Garantizar la continuidad numérica para los comprobantes de cheques y de diario, la que deberá ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de estos.
4. Comprobantes preimpresos: Los formatos preimpresos de los formularios utilizados para registrar las diferentes operaciones como: Notas de Crédito, Notas de Débito, Comprobantes de Diario, Comprobantes de Cheques, Salidas de bodega, Ordenes de trabajo, Recibos de Caja, Facturas (Contado, Crédito, Pro forma) y otros, deben emitirse en original con una copia como mínimo, conservando la secuencia numérica.

Así mismo debe reflejarse en el encabezado del documento nombre completo de la persona natural o jurídica, dirección, teléfonos, fax y nombre comercial si lo tiene. Si es una factura o recibo debe cumplir con lo establecido en el Decreto Nº 1357 “Ley de Pie de Imprenta Fiscal” y Arto. 124 del Decreto Nº 46-2003 “Reglamento de la Ley No. 453, Ley de Equidad Fiscal”.

5. Comprobantes Anulados: Todo formulario que se anule por cualquier razón deberá conservarse el original y copia debidamente anulados, en ningún momento podrán destruirse o botarse. El Arto. 108 numeral 1 de la Ley de Equidad Fiscal (Ley 453), establece en 4 años el plazo de prescripción.

6. Plan de contingencia: Disponer de un plan de contingencia que permita usar el proceso contable manual ante posibles fallas del equipo, energía o cualquier eventualidad, garantizando la posterior incorporación en diferido de la información e integridad de la misma.

7. Respaldo de Información: Garantizar el respaldo periódico de la información del sistema en medios magnéticos u ópticos para efectos de eventualidades o verificación de información, estableciendo medidas máximas de seguridad para el resguardo de la información.

8. Documentación: Disponer del manual técnico y manual de usuario del Sistema.

9. Imprevistos: Cualquier variante, modificación o cambio de sistema por otro deberá ser notificado a la Administración de Rentas respectiva con la documentación soporte correspondiente para su debido control y posterior verificación.

Segundo: Las personas naturales o jurídicas que establezcan sucursales en cualquier parte del territorio nacional, deberán tener formularios con numeración consecutiva iniciando con el número uno y una serie diferente de la utilizada por su casa matriz.

Tercero: Para que el Sistema Computarizado funcione como libros legales de Registros Contables, debe imprimir lo siguiente:

1. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y todos sus anexos.
2. Estado de Resultados (consolidado) y sus anexos.
3. Balanza de Comprobación donde se aprecien los saldos del mes anterior, movimientos debe y haber, y nuevo saldo del mes que se está cerrando.

Cuarto: Todos los contribuyentes que a la fecha usan y comunicaron la utilización de sistemas contables computarizados, deberán cumplir con los requisitos aquí establecidos, informándolos a más tardar sesenta días posteriores a la publicación de la presente Disposición.

Quinto: Con la información suministrada por los contribuyentes de acuerdo con el numeral 1 del ordinal primero de la presente disposición, la Administración de Rentas correspondiente emitirá carta de autorización para utilizar el sistema contable solicitado, previa confirmación de los datos suministrados.

Sexto: Una vez autorizado el uso del sistema contable computarizado, el contribuyente deberá inscribir los libros en el Registro Público Mercantil y después llevarlos a la Administración de Rentas correspondiente para su debida inscripción. Además, deberá presentar en la Renta, los registros manuales (Libro Diario y Mayor) utilizados anteriormente para su debida invalidación, conforme lo establecido en el Arto. 112, párrafo séptimo de la Legislación Tributaria Común.

En el caso de contribuyentes inscritos que iniciaron operaciones con un sistema contable computarizado, no están obligados a presentar los registros manuales a que hace referencia el párrafo anterior.

Séptimo: Autoridades de la Dirección General de Ingresos, verificaran el cumplimiento de las obligaciones descritas en los ordinales anteriores.

Octavo: Los contribuyentes que no cumplan con las obligaciones señaladas anteriormente, incurrirán en la sanción establecida, en el Arto. No. 95 Incisos b) y c), de la Legislación Tributaria Común.

VENTAJAS DE UTILIZAR SOFTWARE CONTABLES

La utilización del software contable hoy día es indispensable, gracias a la gran variedad de servicios que se puede obtener en su manejo, una entidad que no maneje software está destinada a desaparecer, porque será menos competitiva y el proceso del manejo de información de su patrimonio será más lento que cualquiera otra empresa que si utilice estos paquetes contables, se pueden observar algunas de las ventajas que proporciona un programa contable a continuación.

• Rapidez y oportunidad: Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

• Volumen de producción: Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

• Protección contra errores.: Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

• Preparación automática de informes: En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

• Impresión automática de documentos.: Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Si bien es cierto que los sistemas de contabilidad  se vuelven un buen soporte para las personas que toman las decisiones dentro de la organización, un mal software contable puede entorpecer este  objetivo y no solo esto, para nosotros los contadores se vuelve de graves consecuencias, al tener sistemas que no faciliten el trabajo diario, esto provocaría que la información financiera dejaría de ser útil  para la toma de decisiones y se convertiría solo en información histórica.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SOFTWARE CONTABLES

   

• Facilidad de uso: un software completamente manejable por teclado que permita insertar transacciones de forma rápida y eficaz y haga el trabajo más fácil al administrativo.

• Flexibilidad: Es esencial que el programa se adapte a los requisitos de la empresa, permita editar el plan de cuentas con las necesidades de la empresa, agregar cuentas más utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen o modificar aquellas que se deseen.

• Gestión de Informes: Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de necesario en algunos casos particulares. Un programa de contabilidad debe contar con la posibilidad de emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y poder personificarlos al gusto o crear informes a medida de las necesidades de control contable particulares de la empresa.

• Integración: Esto ya es pedir un poco más, pero dada la tecnología actual existen programas como MySaaSPlace que son capaces de integrar la facturación con la contabilidad. Este posee un módulo de facturación y además otro de gestión de proyectos. Si en cualquiera de estos dos módulos se realizan movimientos susceptibles de ser contabilizados como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc, el sistema procederá a realizar los asientos de forma automática, con lo cual reducimos el trabajo a la mitad. Esto es ir un paso por delante de los programas que solo son de facturación o solo de contabilidad o solo de gestión de proyectos. Al fin y al cabo lo que la empresa obtiene es un ahorro en costes.

• Portabilidad: El problema de la mayoría de software de contabilidad de las empresas es que si se estropea el ordenador donde está instalado empiezan los problemas. Si alguien ha de hacer algún cambio en un momento dado tiene que ir físicamente a la empresa. Problemas así se solventan con el software en la nube. El programa ya no está físicamente en un ordenador, sino en la nube, con lo que se puede utilizar cuándo se quiera dónde sea necesario.

Además de las características anteriores, el software cuenta con puntos específicos que son importantes al momento de tratar la información. La seguridad de la información de tipo contable es de gran importancia puesto que esta no puede estar sujeta a perdida. Y así muchas otras características que nos brinda la implantación de estos sistemas contable. 

SOFTWARE CONTABLE

El Software contable es un programa de contabilidad o paquete contable, destinados a sistematizar y simplificar las tareas dela parte administrativa de una empresa. El Software registra las actividades que se generan en una organización como lo son las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

TIPOS DE SOFTWARE 

• software en administración de transporte
• software contable easy
• sissof software 
• software de gestión
• armored carrier software
• software world office        

El mercado de software ha ido evolucionando a la par de las compañías, presentando así un tipo de paquete contable mucho más completo y eficaz para el área empresarial donde se valla a emplear, logrando brindar un tipo de software para cada uno de los  departamentos del área administrativo. 

VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

Según (Meybelin Monroy "Blog") Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

• RAPIDEZ Y OPORTUNIDAD.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

• VOLUMEN DE PRODUCCIÓN.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

• PROTECCIÓN CONTRA ERRORES.

Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

• PASES AUTOMÁTICOS AL MAYOR.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad  equivocada.

• PREPARACIÓN RÁPIDA DE INFORMES.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.