La utilización
del software contable hoy día es indispensable, gracias a la gran variedad de
servicios que se puede obtener en su manejo, una entidad que no maneje software
está destinada a desaparecer, porque será menos competitiva y el proceso del
manejo de información de su patrimonio será más lento que cualquiera otra
empresa que si utilice estos paquetes contables, se pueden observar algunas de
las ventajas que proporciona un programa contable a continuación.
- Rapidez y
oportunidad: Puede proporcionar información con mayor
rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que
consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
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- Volumen de
producción: Se puede manejar grandes volúmenes de
transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su
rapidez en el procesamiento de los datos.
- Protección
contra errores.: Se reduce mucho el número de errores, debido a
que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser
humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.
- Preparación automática de informes: En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
- Impresión automática
de documentos.: Un software contable proporciona
mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados
Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de
Ingresos de los Empleados, entre otros.
Si bien es cierto que los sistemas de contabilidad se
vuelven un buen soporte para las personas que toman las decisiones dentro de la
organización, un mal software contable puede entorpecer
este objetivo y no solo esto, para nosotros los contadores se vuelve de graves
consecuencias, al tener sistemas que no faciliten el trabajo diario, esto provocaría
que la información financiera dejaría de ser útil para la toma de
decisiones y se convertiría solo en información histórica.
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