PROGRAMAS CONTABLES MONOUSUARIO, MULTIUSUARIO E INTEGRALES

PROGRAMA CONTABLE  MONOUSUARIO. 

Un sistema operativo monousuario (de mono: 'uno'; y usuario) es un sistema operativo que sólo puede ser ocupado por un único usuario en un determinado tiempo. Ejemplo de sistemas monousuario son las versiones domésticas de Windows.

Un Monousuario es un sistema para uso exclusivo de una sola persona, que podrían ser la mayoría de los ordenadores actuales, ya que con el hecho de que le pongas una clave a tu sesión será completamente privado el equipo. 

La ventaja de un Monousuario es la gran seguridad de datos y la protección de los mismos como datos CONFIDENCIALES y datos IMPORTANTES que no deben ser manipulados por terceros, otra es el poder trabajar en cualquier pc con solo contar con una cuenta de usuario en la red, aparte de recibir privilegios y limitar a usuarios que no deben tener acceso a datos más importantes, pero este sistemas es menos seguro.

PROGRAMA CONTABLE MULTIUSUARIO

Multiusuario: de multi: varios; y usuarios, "apto para ser utilizado por muchos usuarios".

Es todo lo contrario a monousuario; y en esta
categoría se encuentran todos los sistemas que cumplen simultáneamente las necesidades de dos o más usuarios, que comparten mismos recursos. Este tipo de sistemas se emplean especialmente en redes. El tiempo compartido en ordenadores o computadoras consiste en el uso de un sistema por más de una persona al mismo tiempo. El tiempo compartido ejecuta programas separados de forma concurrente, intercambiando porciones de tiempo asignadas a cada programa (usuario). En este aspecto, es similar a la capacidad de multitareas que es común en la mayoría de las microcomputadoras. Sin embargo el tiempo compartido se asocia generalmente con el acceso de varios usuarios a computadoras más grandes y a organizaciones de servicios, mientras que la multitarea relacionada con las microcomputadoras implica la realización de múltiples tareas por un solo usuario

Son sesiones más como Windows Comercialmente, ya que estos sistemas ofrecen funciones de multisesiones, personalización de cada sesión, privilegios y limitaciones dependiendo del usuario, aquí VARIOS usuarios de una RED o DOMINIO pueden entrar en cualquier computadora con solo teclear su usuario y contraseña, claro que cada usuario tiene sus limitaciones y privilegios dependiendo de su rango de administración de la red.

Dicho sobre un sistema operativo, significa que éste puede utilizarse por varios usuarios al mismo tiempo, permitiendo la ejecución concurrente de programas de usuario.

PROGRAMA CONTABLE INTEGRAL

Es un sistema centralizado muy flexible, adaptable a cualquier tipo de organización, cuenta con todas las herramientas tradicionales y otras exclusivas como actualizaciones automatizadas vía Internet y accesos desde lugares remotos a su base de datos por medio de una una página Web.

Una visión diferente a la de los sistemas convencionales, usando nuevas tecnologías es lo que le ofrece Soluciones Root. Incorpore a su empresa los "Nuevos Métodos de Gestión" incluidos en nuestro sistema y podrá incrementar la calidad y eficiencia operativa de sus empleados, obtener ventajas sobre sus competidores, ganando en tiempo y dinero.

Por su naturaleza integral, está segmentado en forma prolija en varios módulos de trabajo que realizan tareas específicas para cada tipo de usuario permitiendo el control y aseguramiento de la información.

REQUERIMIENTOS PARA TENER UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO

Primero: Todos los contribuyentes que utilizan o deseen usar Sistemas Contables Computarizados para el manejo de los registros contables, deberán solicitar autorización ante su Administración de Rentas y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Comunicar por escrito a la Administración de Rentas donde están inscritos, los datos que a continuación se describen:
1.1 Indicar el primer día en que inician sus registros contables bajo el Sistema Computarizado.

1.2 Nombre del Sistema y versión.

1.3 Nombre del autor y/o del proveedor del sistema, número RUC si es contribuyente, número de cédula de identidad si es persona natural, dirección, país, teléfono, correo electrónico y cualquier información adicional que ayude a localizar al proveedor del sistema. El número RUC y Cédula de Identidad no serán necesarios si el proveedor es extranjero no residente.

1.4 Fecha en que fue adquirido el Sistema. Adjuntar fotocopia de la factura de compra o contrato de asistencia técnica.

1.5 Informar características y detalles del software.

1.6 Describir periodicidad y proceso de respaldo de la información administrada por el sistema. Además, detallar los medios de almacenamiento utilizados: magnético, óptico o de otro tipo.

1.7 Informar cuales son los módulos contables que integran el Sistema (inventario, ventas, nómina, costos, facturación, etc.).

1.8 Adjuntar copia del balance general, estado de resultados, balanza de comprobación y anexos respectivos con que se inicia operaciones a través del Sistema Computarizado debidamente firmados y sellados.

1.9 Enviar copia del manual técnico y del manual de usuario a la Administración de Rentas donde está inscrito.

2. Seguridad de Acceso: El acceso al sistema debe estar controlado mediante nombre y clave de usuarios.
3. Numeración de comprobantes: Garantizar la continuidad numérica para los comprobantes de cheques y de diario, la que deberá ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de estos.
4. Comprobantes preimpresos: Los formatos preimpresos de los formularios utilizados para registrar las diferentes operaciones como: Notas de Crédito, Notas de Débito, Comprobantes de Diario, Comprobantes de Cheques, Salidas de bodega, Ordenes de trabajo, Recibos de Caja, Facturas (Contado, Crédito, Pro forma) y otros, deben emitirse en original con una copia como mínimo, conservando la secuencia numérica.

Así mismo debe reflejarse en el encabezado del documento nombre completo de la persona natural o jurídica, dirección, teléfonos, fax y nombre comercial si lo tiene. Si es una factura o recibo debe cumplir con lo establecido en el Decreto Nº 1357 “Ley de Pie de Imprenta Fiscal” y Arto. 124 del Decreto Nº 46-2003 “Reglamento de la Ley No. 453, Ley de Equidad Fiscal”.

5. Comprobantes Anulados: Todo formulario que se anule por cualquier razón deberá conservarse el original y copia debidamente anulados, en ningún momento podrán destruirse o botarse. El Arto. 108 numeral 1 de la Ley de Equidad Fiscal (Ley 453), establece en 4 años el plazo de prescripción.

6. Plan de contingencia: Disponer de un plan de contingencia que permita usar el proceso contable manual ante posibles fallas del equipo, energía o cualquier eventualidad, garantizando la posterior incorporación en diferido de la información e integridad de la misma.

7. Respaldo de Información: Garantizar el respaldo periódico de la información del sistema en medios magnéticos u ópticos para efectos de eventualidades o verificación de información, estableciendo medidas máximas de seguridad para el resguardo de la información.

8. Documentación: Disponer del manual técnico y manual de usuario del Sistema.

9. Imprevistos: Cualquier variante, modificación o cambio de sistema por otro deberá ser notificado a la Administración de Rentas respectiva con la documentación soporte correspondiente para su debido control y posterior verificación.

Segundo: Las personas naturales o jurídicas que establezcan sucursales en cualquier parte del territorio nacional, deberán tener formularios con numeración consecutiva iniciando con el número uno y una serie diferente de la utilizada por su casa matriz.

Tercero: Para que el Sistema Computarizado funcione como libros legales de Registros Contables, debe imprimir lo siguiente:

1. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y todos sus anexos.
2. Estado de Resultados (consolidado) y sus anexos.
3. Balanza de Comprobación donde se aprecien los saldos del mes anterior, movimientos debe y haber, y nuevo saldo del mes que se está cerrando.

Cuarto: Todos los contribuyentes que a la fecha usan y comunicaron la utilización de sistemas contables computarizados, deberán cumplir con los requisitos aquí establecidos, informándolos a más tardar sesenta días posteriores a la publicación de la presente Disposición.

Quinto: Con la información suministrada por los contribuyentes de acuerdo con el numeral 1 del ordinal primero de la presente disposición, la Administración de Rentas correspondiente emitirá carta de autorización para utilizar el sistema contable solicitado, previa confirmación de los datos suministrados.

Sexto: Una vez autorizado el uso del sistema contable computarizado, el contribuyente deberá inscribir los libros en el Registro Público Mercantil y después llevarlos a la Administración de Rentas correspondiente para su debida inscripción. Además, deberá presentar en la Renta, los registros manuales (Libro Diario y Mayor) utilizados anteriormente para su debida invalidación, conforme lo establecido en el Arto. 112, párrafo séptimo de la Legislación Tributaria Común.

En el caso de contribuyentes inscritos que iniciaron operaciones con un sistema contable computarizado, no están obligados a presentar los registros manuales a que hace referencia el párrafo anterior.

Séptimo: Autoridades de la Dirección General de Ingresos, verificaran el cumplimiento de las obligaciones descritas en los ordinales anteriores.

Octavo: Los contribuyentes que no cumplan con las obligaciones señaladas anteriormente, incurrirán en la sanción establecida, en el Arto. No. 95 Incisos b) y c), de la Legislación Tributaria Común.

VENTAJAS DE UTILIZAR SOFTWARE CONTABLES

La utilización del software contable hoy día es indispensable, gracias a la gran variedad de servicios que se puede obtener en su manejo, una entidad que no maneje software está destinada a desaparecer, porque será menos competitiva y el proceso del manejo de información de su patrimonio será más lento que cualquiera otra empresa que si utilice estos paquetes contables, se pueden observar algunas de las ventajas que proporciona un programa contable a continuación.

• Rapidez y oportunidad: Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

• Volumen de producción: Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

• Protección contra errores.: Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

• Preparación automática de informes: En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

• Impresión automática de documentos.: Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Si bien es cierto que los sistemas de contabilidad  se vuelven un buen soporte para las personas que toman las decisiones dentro de la organización, un mal software contable puede entorpecer este  objetivo y no solo esto, para nosotros los contadores se vuelve de graves consecuencias, al tener sistemas que no faciliten el trabajo diario, esto provocaría que la información financiera dejaría de ser útil  para la toma de decisiones y se convertiría solo en información histórica.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SOFTWARE CONTABLES

   

• Facilidad de uso: un software completamente manejable por teclado que permita insertar transacciones de forma rápida y eficaz y haga el trabajo más fácil al administrativo.

• Flexibilidad: Es esencial que el programa se adapte a los requisitos de la empresa, permita editar el plan de cuentas con las necesidades de la empresa, agregar cuentas más utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen o modificar aquellas que se deseen.

• Gestión de Informes: Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de necesario en algunos casos particulares. Un programa de contabilidad debe contar con la posibilidad de emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y poder personificarlos al gusto o crear informes a medida de las necesidades de control contable particulares de la empresa.

• Integración: Esto ya es pedir un poco más, pero dada la tecnología actual existen programas como MySaaSPlace que son capaces de integrar la facturación con la contabilidad. Este posee un módulo de facturación y además otro de gestión de proyectos. Si en cualquiera de estos dos módulos se realizan movimientos susceptibles de ser contabilizados como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc, el sistema procederá a realizar los asientos de forma automática, con lo cual reducimos el trabajo a la mitad. Esto es ir un paso por delante de los programas que solo son de facturación o solo de contabilidad o solo de gestión de proyectos. Al fin y al cabo lo que la empresa obtiene es un ahorro en costes.

• Portabilidad: El problema de la mayoría de software de contabilidad de las empresas es que si se estropea el ordenador donde está instalado empiezan los problemas. Si alguien ha de hacer algún cambio en un momento dado tiene que ir físicamente a la empresa. Problemas así se solventan con el software en la nube. El programa ya no está físicamente en un ordenador, sino en la nube, con lo que se puede utilizar cuándo se quiera dónde sea necesario.

Además de las características anteriores, el software cuenta con puntos específicos que son importantes al momento de tratar la información. La seguridad de la información de tipo contable es de gran importancia puesto que esta no puede estar sujeta a perdida. Y así muchas otras características que nos brinda la implantación de estos sistemas contable. 

SOFTWARE CONTABLE

El Software contable es un programa de contabilidad o paquete contable, destinados a sistematizar y simplificar las tareas dela parte administrativa de una empresa. El Software registra las actividades que se generan en una organización como lo son las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

TIPOS DE SOFTWARE 

• software en administración de transporte
• software contable easy
• sissof software 
• software de gestión
• armored carrier software
• software world office        

El mercado de software ha ido evolucionando a la par de las compañías, presentando así un tipo de paquete contable mucho más completo y eficaz para el área empresarial donde se valla a emplear, logrando brindar un tipo de software para cada uno de los  departamentos del área administrativo.